十九节循行之事开场议事,有三件必要之形式:一为唱秩序,二为宣读及认可前会之记录,三为散会。此外更有常务委员之报告,皆可称为循行之事。此等事由全体许可,便可不用动议及表决之形式而施行之。但此等非公式之举动,切不宜施之于此外之事,因虽于循行之事中,亦常容人反对非公式之举动者。当开会之时,会长起立,稍静待,或敲案而后言,曰:“时间已到,请众就秩序而听前会记录之宣读。”乃坐。书记于是起而称主座,然后宣读记录,读毕亦坐。主座再起而言曰:“诸君听悉前会之记录矣,有觉何等错误或遗漏者否?”略待,乃曰:“如其无之,此记录当作认可。今当序开议之事为如此如此”云云。倘有人察觉记录之错误,当起而改正之。发言如下,曰:“主座,我记得所决行某案之事乃如此如此。”倘书记以为所改正者合,而又无人反对,书记当照录之,而主座乃曰:“此记录及修正案,当作认可成案。”倘有异议,或书记执持原案,任人皆可动议,曰“照所拟议以修正记录”,或删去或加入何字。此动议经讨论及表决,而案之修正与否,当从大多数之可决、否决而定之。主座于是曰:“记录如议修正,作为成案。”
二十节议事之公式秩序凡社会或会长宜采用议事之一种秩序,以为集会之标准;但其式可作通常用,非一成不变者也。其式如下:
一请就秩序
二宣读记录及认可之
三宣布要旨
四特务委员之报告
五常务委员之报告
六选举
七前会指定之事
八前会未完之事
九新生事件
十本日计划之事
十一散会
以上秩序,各会可随其利便及方法以变通之。会长每次当定一日录,书明各件于秩序之下,以备开会时按序提出。次及新生事件之时,会长当问曰:“今日有无新生事件?”如其有之,当提出表决之,或临时结束之,然后着手于本日之演说或其他之计划事件。倘本日计划定有一定时间者,到时而诸事尚未完结,除得多数投票表决“继续进行”外,当作默许,立将诸事延搁至下期会议。总之,议事之秩序,一经认可记录之后,便可由动议及表决随时停止或变更之,以议特别事件也。
二十一节额数定义额数乃会议办事之必需人数。在临时集会,则额数问题不发生,无论到会者多少,皆可开会。在委员会,必得过半数乃成额。在长久社会,必当以法定其何数乃成额。如未有规定者,则必以大多数为成额。开会时必得过半数而后乃能办事,不足额则只有散会以待下期而已。
在立法院,其事为公共性质,其人员到会为当然之职务。而法院,又有强迫到会之能力,则额数以多为允当。至于寻常社会,则以少为宜,因其目的在事之能办,所以当定少额,以备开会时必能达足额之数。如社友之数由五十人至百人者,其额数以九人为妙;若更少之会,则五人为额;若数百人以上之社会,亦不过十五人至十七人为额足矣。至于所定人数,又当注意于社会之种类。有种社会其社员非服务者,则人数虽多,而额仍以少为宜也。其要义即在凡会员皆有到会之权利之机会,故无论雨晴皆到者,当然得办事之权利,以偿其劳;而疏忽不到会之会员,当不得更有异议也。
二十二节额数为开会前之必要凡一团体既定有额数,则此额为开会办事之必要条件。到开会之时,会长当数到会者几人,连己能足额否。苟缺一人,则不能唱序开会,须待到足方可。倘待过时尚无足额,众可定散会之时,时到则散。下期之会亦如是,则到会者只能谈论事件,而不能动议,不能表决,而无事在秩序之列,此与不开会等。会员或可催请到来以成额,然不能使之必来也。委员会之开会,亦与此同例。
二十三节开会后缺额之效力以足额而开会,开会后会员逐渐离席,以至于缺额,则事仍照前进行。此其意盖以为既得足额而开会,则开会后仍为足额也。当此情景,所办之事可视为正当,且可进行至散会之时而止。会长无注意于缺额之必要,而可继续进行。但若有人无论主座或会员欲提出缺额问题,则进行立止。主座可曰:“本主座要众注意于缺额之事,而待动议。”或一会员起曰:“主座,我提出缺额之问题。”此时各事当停止,而数在场人数,倘有不足,即行散会。
二十四节数额数之法若额数为少数人,其出席、缺席,由主座及书记一数便明,众人亦容易察悉。若额过大,当由检查员或用唱名而数之,登记在场者之多少,便可立即解决额数问题矣。
立法会之议长(其会之额为大多数之议员,或多数之额数),可否由彼一人数在场之人数,尚属一问题。此专断之法,或为程序所规定之政党团体所必要。但在寻常团体,则用唱名之先例,以定人员出席、缺席为最允当之法。
无论何事,可发生机会致会长有自然之趋势而成其专断之能力者,宁为限制,而不当奖励之也。