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《秘书工作手记:办公室老江湖的职场心法》第一章 长袖善舞的艺术——如何被领导和同事认可 六、职场好习惯,从记日记开始养成

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1.牛人都记日记

这几天多位朋友给石头留言,让石头说说日记或日志的记法,石头也觉得日记这个事值得一说,看似只是一个人私底下的涂涂画画,但经过千百年来无数人前赴后继的发扬,日记似乎已经成为一种生活方式,甚至再拔高一点,升华为一种社会现象。

很多古人记日记,比如曾国藩日记;政治人物勤于记日记,比如名头很大的蒋介石日记,不那么有名的阎锡山日记;文人也爱记日记,比如胡适日记、巴金日记;有人甚至被关进了牛棚也不忘记日记,比如陈白尘的“牛棚日记”。

李鹏退休后主要以日记的形式写回忆录。比如,李鹏从2004年到2006年,出版了《众志绘宏图——李鹏三峡日记》《起步到发展——李鹏核电日记》《电力要先行——李鹏电力日记》《立法与监督——李鹏人大日记》等4部日记体回忆著作。

《立法与监督——李鹏人大日记》的编辑赵之援曾对媒体讲过一个小故事:有人怀疑,李鹏这么忙,这些日记都是他亲自记的吗?李鹏听到了,当时并没反驳。后来开玩笑时说,日记的真假有笔迹为证。

据报道,这位编辑曾到家中拜访已经退休的李鹏。他回忆:“他非常的聪明,记忆力非常好。有些地方他在日记中只记了一句话,我们向他询问当时的具体情况,他能很快想起来那天谁出席了会议,谁说了些什么,一些细节都记得很清楚。”

有人回忆:“李鹏有一个特点,就是坚持记日记,如果今天太晚了没时间写,过一两天也要补上。他是个很勤奋的人。”

那个时候,石头还没有记日记的习惯,只是在看了这些报道或故事之后,心中泛起了疑问,咋牛人都爱记日记呢?难道记日记和成为牛人之间有什么关联不成?遂开始思量效仿先贤,写写日记。

其实当时心中对记日记的作用并没有想清楚,对于记日记能得到什么益处更是一头雾水,只是后来写的时间长了,记的事情多了,才慢慢发现和体味记日记的妙处,坚持得也越来越好。

2.记日记的益处极大

写日记有什么好处?为什么写日记能帮助一个人更快成长?石头在前面的章节也提到,首先,最基本的,写日记可以锻炼写作能力;其次,写日记也是“一日三省吾身”的好法子。其实,写日记的好处远不止于此,至少还有以下这些:

1)记事

这也是日记最基本的功能,但对办公室人来说相当关键。为什么?办公室工作的特点就是琐碎,大家常说办公室是“日绩有余、岁绩不足”。

什么意思?办公室同志,常常是早上屁股刚在座位上坐定,电话就响起来没完,一天下来连水也没喝几口,那真是忙的像陀螺一样。但一年下来吧,问你这一年干了什么,你好像又说不上来。不像做销售的,我今年帮公司做了几个亿的销售额!不像做技术的,我今年开发了十几款软件!不像做金融的,我今年做了好几家公司的IPO!

办公室人一年下来,似乎就剩下接打电话、跑跑颠颠,到底干了什么,不记日记,就无从回忆,一年中做过的事情就永远消失了。如果你不想在生命中留下这么些空白的年份,还是尽量记一记。

2)提升悟性

悟性,是一种把别人的优点转化为自身优势的能力。领导们经常把“悟性”二字挂在嘴边,这小子有悟性、小王悟性不错,等等。“有悟性”是一种极高的评价,似乎又是一种玄妙的东西。

有些人极具天赋,有样学样,能够敏锐地捕捉到别人做人办事过程中的可取之处,并为己所用。但这种天赋可遇不可求,没有这种敏锐的天赋,也不至于坐以待毙。石头觉得,写日记,就是提高悟性的最好办法。

石头天资愚钝,很多时候,对白天发生的事情,没能马上琢磨出什么味道出来,但每当夜深人静之时,一个人悄悄地写写日记,回忆一天的见闻,对许多人和事的认识就神奇地深化了。

比如,石头某天日记里曾经记了这么一句话:“小王明天出发去英国学习,看到他临出发前去领导办公室告别,知道并注意在临行前跟领导打个招呼。这一点值得学习。机会都是领导给的,成绩都是领导干的。切记。”

当时石头在走廊看到这一幕,并没有多想。但晚上写日记,回忆一天的见闻时,这一幕就越嚼越有味。石头认识到小王的做法值得学习,小王临出发前去领导办公室告别,知道并注意在临行前跟领导打个招呼,是对领导的尊重,领导给了小王出国学习的机会,小王懂得感谢,这一意识,是当时的石头所不具备的。

通过写日记,石头学会了小王的这一优点,日记,为石头的悟性爆发提供了时间和空间基础,功莫大焉。

3)复盘

复盘是围棋中的一种学习方法,指的是在写完一盘棋之后,要重新摆一遍,看看哪里下得好,哪里下得不好,对下得好和不好的,都要进行分析和推演。生活需要复盘,你每天其实都在犯傻,有些时候你甚至在犯浑,只是不自知。经过复盘,你可以发现今天自己哪里做得好,哪里做得不好,如果要改进,应该怎么去做。

你当然可以在脑海里复盘,但脑子是靠不住的,只有在纸面上复盘,东西才能牢牢靠靠地转化为你所拥有的。而且,看着纸上记的东西,你可以随时二次复盘、三次复盘,不断琢磨、反复体会。

比如,石头某天的日记中写到这样一件事:“今天××杂志的记者来采访领导,临采访了,领导问我有没有采访提纲,我傻了,根本不知道还应该有这件事。所以,关于领导接受采访,一般得先向记者索要采访提纲,然后采访时尽量在场,以便对采访稿件进行核对。同时也便于在领导回答一些问题时给予提示。”

石头之前没安排过采访,压根儿没想到还应该有采访提纲这种事,尚且情有可原。经过日记复盘,石头这天犯的错误像过电影一样重演,印象愈发深刻——错在哪?正确做法如何?下次如何安排?这样一来,“采访前应索要采访提纲以便准备”的原则就被石头永远掌握了,忘记索要采访提纲这种事永远不会在石头的世界里发生了。

莫言说:“看到的听到的都是别人的,只有写出来才是自己的。”对于记日记,大概同样适用,记到日记里,才是你自己的。

3.石头推荐你这么记日记

日记的个人色彩极强,一千个人大概有一千种记法,但归纳起来,大概有这么三种类型。

抒情型的。往往文笔飞扬,侧重于心情、情绪、想法、感受的记录,偏感性。适合偏多愁善感,需要倾诉,舍不得丢弃生命里每一个美好瞬间的人。

流水账型的。严格地记录每天做了什么事情,每件事情从几点持续到几点,不添加个人情绪和思考,对每周、每月、每年所做事情进行盘点统计。

思考型的。重在总结出有什么规律,得到了哪方面的提升,包括日常思考、灵感创意、读书笔记、经验总结等。

抒情型好虽好,但太耗时间,如果你立志当一个作家,大概可以尝试。

如果你上有老下有小,整天忙得跟狗撵的一样,石头还是建议你记日记的方式应把流水账和思考型结合一下。简单说,就是只记干货,这样你才能够坚持下来。

今天有什么重要工作,有启发的事情,见了什么重要的人,直接列1、2、3、4、5、6,每条条目后面再跟上一段自己的体会和分析,就足够了。

时间充裕,每条就多写几句,时间紧张,每条就少写几句;值得记的事情多,就多写几条,没啥事,就少写几条,主题鲜明,丰俭由人,适合百忙之中每个拨冗记日记的办公室人。

记日记的时间,一般是晚上,独处的时候最佳;载体,用笔记本也行,电子文档也行,笔记软件也行,都不是关键。石头的习惯是在印象笔记上记,每天下班回家坐地铁,挤上车后,就拿出手机写日记,两三站工夫,还没到家,今天的日记就差不多记完了,啥事都不耽误。

拿一篇石头的日记做个范例吧。

2012-2-15周三

(1)今天是正式上班第一天,早上路过领导办公室没有主动打招呼,说新年好,需改进。面对领导,千万要克服为难和逃避情绪,而要主动贴上去,不要怕打扰,领导也喜欢被下属追着跑。当然要注意不要影响休息什么的。

(2)要通知周五的中层干部会,发现短信平台坏了,及时联系了网管中心,并采取打电话的措施通知下级单位,处置得比较及时。综合工作不能等。以后发短信要确保发出,注意把成功发送确认的选项勾上。

(3)上午9点开了党政联席会,幸亏再三盯了一下话筒和音响。会议室的音响系统坏了,盯着维修比较好,但是跟领导汇报的不够及时,应该了解清楚情况并对如何让处置初步有数后立即报告。

(4)小陈在问饭店菜单的时候很有技巧,说是菜不错,想打包几个,或者说以后都按着这个点都行。

(5)小孟产假休息了一年没值班,征求了她意见后同意从这学期开始值班。处理此事(得罪人的事情)应注意:应用征求询问口气而不是安排口气,应说明理应她值班了,应说明工作上很需要她,应说明对她还是有照顾,最后应尽量满足她提出的要求。